イベントの案内をする。
地域のお知らせを届ける。
お客様に連絡する。

そんなとき、

「とりあえずLINEで送っておこう」

と、LINEを使っている人が多く、連絡手段としてとても便利です。

すぐに知らせたいことを伝えるには、とても使いやすい手段です。

ただ、業務や情報発信の運用を考えていると、少し気になる場面があります。

「前に送った情報」が見つからない

たとえば、イベントの参加者にこんな情報を送ったとします。

• 開催日時
• 会場
• 地図
• 駐車場
• 持ち物
• 問い合わせ先

最初に送ったときは、きちんと伝わります。

ところが、数日たつと別のメッセージが増えていきます。

すると、

「駐車場はどこでしたっけ？」
「集合時間が書いてあるメッセージが見つかりません」
「地図をもう一度送ってください」

ということが起きます。

送った側からすると、

「前に送ったんだけどな……」

と思うところです。

でも、これは受け取る人の問題とは限りません。

情報の置き場所が、その情報の使われ方に合っていない可能性があります。

LINEは「知らせる」、情報は「置いておく」

ここで一度、役割を分けて考えてみます。

このように整理すると、情報発信の運用がかなり分かりやすくなります。

たとえばイベントなら、LINEでは、

「明日の集合時間が変更になりました。詳しくはこちらをご確認ください」

と送ります。

そのリンク先には、開催日時、会場、地図、駐車場、持ち物、問い合わせ先などをまとめておく。 変更があれば、まとめてある情報を更新します。

そうすれば、参加者は過去のメッセージを探し続けなくても、同じ場所を確認できます。

「全部LINE」は、管理する側も大変になる

この問題は、見る側だけの話ではありません。

情報を発信する側にも影響します。

同じ質問が来るたびに、

• 前に送った内容を探す
• もう一度URLを送る
• 説明を書き直す

という作業が発生します。

一つひとつは小さな作業です。 ただ、人数が増えたり、イベントが増えたりすると、その小さな作業が積み重なります。

一つひとつは小さな作業です。
ただ、人数が増えたり、イベントが増えたりすると、その小さな作業が積み重なります。

こうした「何度も繰り返している小さな手間」は、運用を見直すサインです。

大がかりなシステムを入れる前に、

「同じことを何度も説明していないか」
「同じ情報を何度も送り直していないか」

を見てみる。

それだけでも、改善できるところが見えてくることがあります。

大がかりなシステムを入れる前に、

「同じことを何度も説明していないか」
「同じ情報を何度も送り直していないか」

を見てみる。

同じことを何度も繰り返しているなら、まずそこを減らせないか考えてみます。

そこで「すまっぽん！」を情報の置き場所にする

株式会社イーハイブが提供する すまっぽん！ は、スマートフォンから見てもらう情報を、ひとつに整理しておくために活用できます。

ただし、大切なのは、すまっぽん！を使うことそのものではありません。

そこを先に考えます。

たとえば地域イベントなら、すまっぽん！に、

• イベント概要
• 会場案内
• 地図
• 当日のスケジュール
• 駐車場情報
• 問い合わせ先

などをまとめます。

LINEでは、そのすまっぽん！を案内する。

紙のチラシにはQRコードを載せる。

すると、紙を見た人も、LINEを見た人も、最終的には同じ情報を見ることができます。

これは単に「スマートフォン向けのページを作る」という話ではありません。

という運用の整理です。

大事なのは「何を使うか」ではなく「どう流すか」

LINE、ホームページ、紙、QRコード。

情報を伝える手段はいろいろあります。

そのため、

「どれを使えばいいですか？」

という話になりがちです。

でも、その前に情報の流れを考えます。

• 誰に伝えるのか
• いつ見る情報なのか
• 一度だけ見ればいいのか
• 何度も確認するのか
• 内容は変更されるのか
• 誰が更新するのか

ここを整理すると、それぞれの道具の役割が見えてきます。

LINEだけで十分なケースもあります。

紙だけで問題ない場面もあります。

ホームページに載せたほうがよい情報もあります。

そして、スマートフォンですぐ確認してほしい情報をコンパクトにまとめたい場合には、 すまっぽん！が合うこともあります。

「とりあえずLINE」のままで困っていなければ、それでもいい

すべての情報発信を変える必要はありません。

「とりあえずLINE」で、特に困っていないのであれば、それもひとつの運用です。

ただ、

• 同じ質問が何度も来る
• 過去のメッセージを探すことが増えた
• 同じURLを何度も送り直している
• 情報が変更されるたびに、あちこちへ案内している

そんなことが増えてきたら、ツールを変える前に、 情報の置き場所を整理するタイミングかもしれません。

連絡する場所と、情報を置いておく場所。

この2つを分けるだけでも、現場の運用は変わります。

株式会社イーハイブでは、すまっぽん！を単なる情報発信ツールとしてではなく、 こうした「情報をどう整理し、どう届けるか」という運用設計の中で活用しています。

会社、地域、イベントによって、使いやすい方法は違います。 正解はひとつではありません。

まずは、 「この情報は送るものなのか、それとも置いておくものなのか」 と考えてみる。

そこから始めるくらいが、ちょうどいいのではないでしょうか。