診察予約システムとの連携で、業務効率を改善し患者満足度を向上

アイさくらクリニック様は、心療内科で福岡市内にあります。患者はクリニック近隣だけでなく、九州全域から来院があります。

以前からホームページを通じて情報発信を常に心がけておられ、ホームページもスマートフォン対応をして患者に情報提供をされています。

今回、アプリ風ホームページすまっぽん！をご利用いただき、診療予約をしやすいシステムを構築されました。

アイさくらクリニックすまっぽん！は、アクセス数でもトップクラス！

実はアイさくらクリニック様のすまっぽん！は、毎日発表されるすまっぽん！アクセスランキングでも、常に3位以内をキープされています。

こちらのすまっぽん！には、ホームページ・電話番号・地図・診療時間・Facebook・診療予約・友達に教える・書籍販売がならんでいます。

このコンテンツを順番に見ていきましょう。

ホームページ・電話番号・地図は、必ず必要になるでしょう。

ホームページをわざわざ検索しなくても、ここからいけます。
電話も、ここからかける事ができます。
行き慣れたクリニックなら地図も必要ないでしょうが、まだ通い慣れてなかったり、いつもの交通手段と違う方法できたりする時に、地図をすぐに開けると安心しますね。

そして結構見落としがちなのが、診療時間です。ホームページに書いてあるからと言っても、誰もがすぐに探せるわけではありませんし、確認したい時は、すぐに見つけたいものです。
年末年始や夏季休暇の確認も、ここを見れば一目でわかりますね。

また、FacebookやTwitterなどのSNSをつなぐことで、クリニックの今を知ってもらうこともできるでしょう。

一つ飛ばして、「友だちに教える」は、クリニックにとっては、宣伝よりも口コミが重要です。口コミのお手伝いをするツールとしても、すまっぽん！は重要だと思っています。友だちに教えるには、QRコードだけでなく、Line、Twitter、Facebookなどのメディアと簡単に連携できるようになっており、友達に簡単に伝えることが出来るようになっています。

また、院長の木村先生は、本も出版されていますので、Amazonの書籍販売のコーナーにリンクされています。

すまっぽん！に、オンライン予約システムを連携（リンク）

そして、今回クリニックさんの一番の特徴は、オンラインでの診療予約システムでしょう。

診療予約は、メディカルフォレスト社の診療予約2015を利用されています。

来院時に一旦決めた予約も、予定が変わって行けなくなることもあるでしょう。また、予定がわからずに後で予約を入れることもあるでしょう。

これを電話でのやり取りにすると、こういう事が起きるのではないでしょうか？

・希望の日時が一杯で予約が入れられない。
・あいている時間を聞いても、その日は予定が入っている。
・何度かやり取りしてやっと予約を入れる。

これは、患者さんにとっても、受付のスタッフにとってもかなりの負担です。

また、予約しようと思ったのが早朝だったり深夜だったりすると、電話予約はできませんね。
これが、オンラインの診療予約を利用することで、患者さんの好きな時間に予約をする事が可能になります。また空いている時間を、自分のスケジュール帳を見ながら選択することも出来るようになります。

スタッフにとっては、患者さんを電話口で待たせたり、受付時間外で電話を受けられなかったりすることなく、予約がスムーズに行えるようになります。

緊急な事態には患者さんが病院にすぐに電話をかける事ができたり、道に迷ったときには地図を広げたり、アイさくらクリニックさんに最新情報を得たりと、必要な事が全てワンクリックで表示されるようになっています。

すまっぽん！は、このようにクラウドシステムとの連携に優れています。

遠隔診療もリンク！

そして、今年から政府も力を入れ始めた「遠隔診療」に、アイさくらクリニックさんは、はやくも着手されています。
なので、最後のアイコンは、遠隔診療の CLINICSにつながっていて予約が取れるようになっています。
医院側だけではなく患者側もスマホなどカメラ付きの端末を持つようになり、遠隔での問診も出来るようになりました。また、離島など、医師が少ない地域への診察の拡充も含めて整備され始めました。

来院するのも、遠隔診療するのも、すまっぽん！からどちらも予約ができるようになっていますので、患者さんにとっては、便利なツールだと思います。

遠隔診療とは、医師がテレビ電話などで患者とつながり、診療する方法です。対面診療の補完的位置付けとして、患者の状態について有用な情報が得られる場合、電子メールやＳＮＳを組み合わせた遠隔診療も可能とされています。

患者さんから見たメリット

様々な端末・アプリを使って、必要な情報を探したり、サービスを利用するのは案外面倒なもの。
必要な情報・サービスをすぐに利用できるようにするために生まれた「すまっぽん！」は、
お客様がよく利用する各種ツールを “ひとまとめ” にして、スマホのホーム画面にショートカットを簡単に作成できるサービスです。
患者様の利用料は、無料です。 ※クリニック側の負担は月々300円だけです。

アイさくらクリニック木村先生から

アイさくらクリニックでは2016年9月に、イーハイブの「すまっぽん！」とメディカルフォレストの「診療予約2015」の2つを組み合わせて、患者がスマートフォンから診察予約ができるシステムを構築し運用しています。

すまっぽん！を患者さんのスマホ画面に入れてもらうことでスムーズな予約が行えます、また電話や地図が分かりやすく、知り合いに紹介するのも簡単です。
診療予約2015では予約は24時間いつでも可能、電話対応で出来なかった早朝や深夜での予約変更が簡単に自分で出来るようになりました。また予約枠は○△×で表示されているため混雑状況が一目瞭然で分かること好評です。

元々再診の予約は予約ノートに手書きでスタッフが記入していました、そのため次回の予約の確認はノートにスタッフが書き込む作業がありました、または変更の場合の電話対応にかなりの時間がかかっていました。試算では「システム導入前には1日40件あった予約電話件数が、導入1カ月後には30件に、導入2カ月後には20件と、着実に減っていきました。そのため予約電話への対応件数は1カ月当たり約400件減少し、スタッフの電話対応時間を少なくとも約20時間削減できたと見込んでいます。現在はスマホでの予約率は80％を超えています。

クリニックでのすまっぽん！の活用には診療予約2015との組み合わせがベストマッチだと考えています。
また当院では院内に無料無線LAN環境を提供してます、またスマートフォンの充電サービスも行っております。病状説明も疾患別にパワーポイントで説明したり、治療経過をグラフでPC画面で掲示したり、薬の見合わせ情報をネット環境を利用して行ったり、患者さん目線での診療を常に心がけて診療しております。